Ивент-агентства — кто лучше всех проведет для вас важное мероприятие?

Определяем тип агентства

Прежде чем переходить к конкретным критериям, ответьте себе на вопрос: насколько крупное мероприятие нужно сделать? И тут, образно говоря, вы окажетесь перед указательным камнем: прямо пойти, налево свернуть или направо. А какие направления, собственно, есть?

• Большие event-агентства. Идеальны для организации ивентов больших компаний, где все процессы проходят стандартизированно, с готовыми планами, мудбордами и сметами для отработанных проектов. Однако агентства этого типа могут проигнорировать небольшие мероприятиям из-за их невысокой прибыльности.
• Маленькие event-агентства. Предлагают индивидуальный подход, формулируя концепции, соответствующие именно вашим потребностям. При таком сотрудничества заказчик может активно участвовать в процессе. Но стоит учитывать, что выполнение проекта может занять больше времени, а по-настоящему крупные ивенты с такими агентствами лучше не планировать.
• Узкопрофильные event-агентства. У них есть четкий вектор деятельности, к примеру, тимбилдинг или тренинги по профподготовке. Если у вас есть четкий запрос для небольшой аудитории, имеет смысл обратиться именно к этим спецам. А вот когда конкретика отсутствует, или предполагается, что в мероприятии будет сразу несколько форматов, проще приглядеться к компаниям с большей вариативностью услуг.

С чего начинать поиск лучшего ивент-агентства

Стратегии знакомства с рынком ивент-агентств мало чем отличаются от тех, что применяются при поиске брендинговых, маркетинговых и прочих агентств. Отличаются только частности.

Так, самый простой способ собрать шорт-лист агентств — это получить рекомендации от друзей и знакомых специалистов, кто уже имел опыт организации мероприятий. Также полезно обратиться за советом в профессиональные чаты. Правда, тут стоит учитывать — либо ваш запрос должен быть подробным, либо сами варианты придется хорошо «просеивать» с учетом собственных задач. Если рекомендации собрать не вышло, можно начать искать в интернете.

Но интернет, как известно, большой. На какие источники лучше ориентироваться? Достоверную информацию могут дать списки топов конкурсов событийного маркетинга, например, bema! или «Событие года». Эти конкурсы отбирают компании с лучшими практиками в отрасли.

Еще ориентироваться можно на членство в профессиональные объединения, например, в Национальной ассоциации организаторов мероприятий (НАОМ). Это объединение включает в себя профессиональные агентства с хорошей репутацией и обширным опытом работы.

Что оценивать при выборе ивент-агентства

• Портфолио

Хотя время на рынке не определяет качество услуг агентства, оно явно поможет вам определиться, стоит ли вообще контактировать с компанией. Потому что если речь идет о сотрудничестве с опытным агентством, сразу можно провести более информативный анализ бренда. С кем уже сотрудничало агентство, какие логистические цепочки у него выстроены, кто выступает регулярным подрядчиком, берется ли эта команда за проекты того же типа, что и ваш?

Именно портфолио должно помочь вам понять, стоит ли сотрудничать с компанией. Грамотно оформленные кейсы должны содержать детали организации события, KPI (скорее всего, не полностью, но хотя бы примерные показатели), фото с ивента.

Качественное портфолио является основным критерием выбора. Идеально, если к каждому проекту прилагается подробное описание: как организация проходила, какие цели ставились перед клиентом и как они были достигнуты.

Учтите, что ивент-агентство может включить проект в портфолио даже в том случае, если при его организации оно выступало лишь подрядчиком. Поэтому не стесняйтесь уточнять детали, задавать вопросы о портфеле агентства.

• Репутация

Хотя отраслевые рейтинги, индустриальные награды и премии действительно могут помочь в поиске агентства, они не всегда дают прозрачную и объективную информацию об услугах, поэтому полностью полагаться на эти оценки не стоит. Тем более, в некоторых рейтингах места можно купить.

Поэтому лучший критерий для оценки, помимо успешных и громких проектов в портфолио — репутационные показатели. Так, например, можно внимательнее присмотреться к клиентам агентства. Есть ли среди них известные большие компании? Если ивент-агентство специализируется именно на крупных события, но с серьезными клиентами не работало — стоит задуматься о том, нужны ли вам услуги этого партнера.

А если хотите быть точно уверены в том, что партнеры в лонг-листе не только подходят под ваши задачи, но и имеют отличную деловую репутацию, обратитесь к специалистам сервиса NewBiz. Мы возьмем на себя задачу по подбору агентств и дадим вам полную информацию о каждом кандидате.

• Ваша коммуникация с командой и сам коллектив

Всегда здорово знать, с кем именно вам предстоит сотрудничать. Ведь именно от команды агентства зависит и успех вашего мероприятия. Поэтому большой плюс в пользу того или иного агентства — наличие информации о каждом сотруднике на сайте. Отдельный балл при формировании шорт-листа можно отдать тем, кто подробно рассказывает и о своих подрядчиках.

Здесь есть пространство для очередной проверки агентства. Не бойтесь задавать вопросы — в хорошем агентстве на них всегда ответят, а при установке контакта еще и сами проявят инициативу в рассказе о своих услугах и команде.

• Ресурсы агентства

Не все агентства работают автономно — многие прибегают к услугам множества подрядчиков, готовящих площадки, организующих кейтеринг и иные детали мероприятия. Но чем меньше подрядчиков у агентства и чем дольше они с ними работают, тем больше у вас оснований доверять компании. Ведь ваша цель — не бояться за качество ивента, а наслаждаться праздником.

Зайдите в раздел команды. Если у агентства всего два менеджера в штате, хотя оно организует от 20-30 мероприятий в месяц, вероятно, речь идет о работе через подрядчиков. И, напротив, множество связей, подробное описание проектов в портфолио с указанием конкретных исполнителей дает основания полагать, что агентство не подведет в ситуации форс-мажора.

• Общее впечатление от агентства — отзывы, дизайн и подход

Посмотрите, как само агентство презентует себя в соцсетях, ведет свои аккаунты и сайт. С помощью каких инструментов оно реализует мероприятия? Следует ли трендам, знакомо ли с ними в принципе? Важно также узнать миссию и ценности агентства, так как это может указать на его основные принципы работы и подходы к клиентам. Если эти ценности соответствуют вашим ожиданиям, вероятно, процесс организации мероприятия пройдет успешно.

Строим коммуникацию с ивент-агентством

Прежде чем переходить к заключению договора и непосредственному сотрудничеству, устройте chemical meeting с будущим партнером и обсудите техзадание. Вот небольшая шпаргалка с базовыми пунктами, которые точно стоит продумать в ТЗ:

Характеристики участников:

• Количество людей,
• возраст,
• пол,
• интересы/хобби.

Предпочтения:

• Вкусы в музыкальном сопровождении,
• предпочтения в алкогольных и безалкогольных напитках.

Формат мероприятия:

• Корпоративное событие,
• развлекательный вечерний ивент,
• годовщина,
• официальный банкет.

Цели мероприятия:

• Награда сотрудников,
• развлечение,
• демонстрация результатов компании,
• тимбилдинг.

После того как вы подготовили ТЗ, общение с представителями потенциального партнера продолжится обсуждением ваших желаний и задач. Проанализируйте, как быстро вам отвечают со стороны агентства, если речь идет о письменной коммуникации, профессионализм и адекватность в общении. Компетентные специалисты готовы отстаивать свою позицию и предлагать альтернативы в случае необходимости, не передавливая клиента авторитетом.

После защиты концепции не принимайте решение сразу — оставьте время на анализ предложенных вариантов. При принятии окончательного решения запросите детальную смету. Так вы сможете быстрее понять, как именно нужно будет взаимодействовать в ходе подготовке и реализации ивента, а еще сразу поймете, какие моменты в перспективе могут не соответствовать вашим ожиданиям.

Помните: агентство, с которым вы найдете контакт, поможет вам устроить идеальный ивент. Не бойтесь потратить время на выбор. Именно в этом случае мероприятие точно оправдает затраченные силы и средства, запомнится гостям и вдохновит как их, так и вас.

Больше информации в нашем телеграм-канале. NewBiz Медиа — проект о новом лидерстве, лучших бизнес-практиках, аутентичном управлении и уверенном выборе решений, определяющих будущее брендов и отрасли.