Как NewBiz помогает организовать тендер

Сначала мы, специалисты NewBiz, обрабатываем заявку на подбор партнеров и сопровождение тендера, а затем проводим установочную встречу с клиентом. В рамках встречи мы уточняем, важнейшие аспекты, связанные с предстоящим конкурсом. На этом этапе мы оцениваем проект по нескольким критериям — условия тендера и его цели, компания заказчика и его тендерные процессы, опыт в проведении тендеров и репутацию клиента. Иногда у клиента бывают сомнения относительно соотношения выделенного бюджета к объему работ, который ожидается от агентства. Наши консультанты оценивают все вводные и помогают подобрать агентства нужного эшелона или проконсультируют по изменению условий, бюджета тендера.

Когда адмиссия заявки клиента завершена, консультанты NewBiz запускают работы по подбору агентств в тендер: формируют письмо-приглашение для агентств, создают тайминг тендера и согласовывают все с клиентом. Затем составляют прелонг-лист кандидатов во внутренней базе аккредитованных агентств с помощью системы фильтров. Агентства получают письмо-приглашение с информацией о тендере и подтверждают соответствие квалификации.

Консультанты NewBiz анализируют актуальный опыт и кейсы рекламных агентств, чтобы убедиться, что кандидаты соответствуют всем заявленным критериям. Затем составляют лонглист с десятью потенциальными лидерами, которые ранжируются в порядке приоритетов благодаря системе оценки релевантности. Уже после этого мы выделяем среди них топ-5 агентств, рекомендованных NewBiz благодаря совокупности оценочных факторов и совместимости с клиентской задачей, и, соответственно, еще пять запасных вариантов.

Какие критерии мы учитываем при формировании лонглиста:

1. Аналогичные проекты в портфолио;
2. Опыт сотрудничества с компаниями схожего профиля;
3. Внутренняя информация NewBiz о качестве работы агентства на основе отзывов клиентов;
4. Win rate агентства – процент выигранных тендеров;
5. Отзывы клиентов, уже сотрудничающих с агентством и совокупный Net Promoter Score (NPS) или индекс лояльности клиентов агентства;
6. Сегмент агентства, определяемый по присутствию в 31 анализируемом нами рейтинге (сегменты: Premium, Top 20, Top 20+, Invisible);
7. Наличие дополнительных статусов UNIQUE TALENT или VERIFIED, которые дают дополнительные баллы в системе оценки NewBiz.

Статус UNIQUE TALENT присваивается партнерам с собственными разработками, прогрессивными методиками или оригинальным подходом.Статус VERIFIED получают известные агентства-профессионалы с отличной деловой репутацией, даже если они не отмечены в актуальных топ-рейтингах. Этот статус присваивается консультантами NewBiz на основе экспертизы команды агентства, их активности на рынке и выполнения более 80% проектов в сотрудничестве с крупными ТОП-100 клиентами. Также консультанты обращаются к центру экспертизы NewBiz, состоящему из маркетологов топ-уровня и других ключевых экспертов отрасли.

Лонглист отправляется клиенту и облегчает клиенту задачу составления шортлиста агентств из пяти кандидатов для более детального знакомства на третьем шаге.

Консультанты NewBiz помогают и агентствам, и клиентам подготовиться к chemistry meeting — важному этапу личного знакомства с потенциальным партнером в онлайн или офлайн формате. В ходе встречи агентства рассказывают о своем опыте и концепции, знакомят клиента с командой и отвечают на вопросы.Кандидаты, не прошедшие дальше, могут рассчитывать на получение качественной обратной связи от наших консультантов на основе фидбэк-сессии с клиентом, чтобы в следующий раз быть во всеоружии. Поскольку клиент работает с командами и конкретными людьми, эта часть отбора кажется нам очень важной.

Кандидаты, выбранные клиентом для участия в тендере, идут к финальному этапу: заключают NDA (согласие о неразглашении данных) и получают приглашение на брифинг. Обычно за этим следит отдел закупок клиента, но консультанты NewBiz могут продолжать свою работу на данном этапе по желанию клиента, подстраховывая процесс. Агентства проходят брифинг и финально подтверждают консультантам NewBiz свою готовность участвовать. Тендер запускается по правилам закупочной политики компании клиента, если она есть с участием отдела закупок. Надо отметить, что в NewBiz есть своя команда закупщиков, которую клиент может аутсорсить в случае необходимости. В их задачи входит проверка всех поставщиков, составление оценочной таблицы, проведение коммерческих переговоров и получение скидок, анализ оценок тендерного комитета на стороне клиента и подведение итогов тендера. На этапе подведения итогов консультанты NewBiz снова вступают в игру, собирая у клиента подробную обратную связь о работе агентств в тендере: позитивные стороны и точки роста, также участие агентств оценивается в количественных метриках.

С победившим агентством мы, по желанию клиента, организуем установочную встречу и подписываем Service Level Agreement (соглашение об уровне сервиса), чтобы согласовать ожидания от уровня клиентского сервиса. В течение первого года работы консультанты NewBiz трижды собирают у клиента обратную связь о работе агентства, чтобы управлять отношениями агентство-клиент и помогать обоим выстроить плодотворное партнерское сотрудничество на долгие годы.

1. Экономия времени и ресурсов. Организация тендера – трудоемкий процесс, включающий разработку тендерной документации, сбор и анализ заявок, переговоры с потенциальными подрядчиками и оценку их предложений даже при наличии отдела закупок в компании. Маркетологи, как правило, перегружены текущими проектами и задачами, поэтому делегирование тендера сервису NewBiz позволяет сосредоточиться на ключевых аспектах своей работы. По нашим оценкам, мы экономим до 72 часов времени маркетолога.
2. Профессионализм и опыт. NewBiz на протяжении 8 лет работает с рекламными и digital-агентствами во всех направлениях рекламы и маркетинга. Поэтому наши консультанты отлично знают, по каким критериям агентства выбирают тендеры и как получить лучших кандидатов для задач наших клиентов. В базе аккредитованных партнеров NewBiz более 250 партнеров и мы постоянно развиваем наш ассортимент, но только 40% кандидатов проходит наш строгий отбор.
3. Объективность и независимость. Одним из ключевых аспектов успешного тендера является его прозрачность и объективность. Мы действуем как независимые посредники, что позволяет избежать предвзятости и конфликтов интересов. Это особенно важно для поддержания доверия со стороны всех участников процесса.
4. Снижение рисков. Мы обладаем опытом в управлении рисками, связанными с тендерами. Они могут предвидеть потенциальные проблемы и разработать стратегии их минимизации. Это позволяет избежать неприятных сюрпризов в ходе работы с подрядчиками.
5. Сервис NewBiz бесплатен. Подбор агентств, сопровождение тендерного процесса и управление отношениями с агентством в первый год работы – это бесплатный сервис для клиента. Не нужно выделять бюджет на работу с нами, что обеспечивает легкий старт. Мы монетизируем нашу работу за счет комиссии с агентств, которую они нам платят напрямую. Данная комиссия как правило входит в структуру цены агентства, как затраты на маркетинг и привлечение новых клиентов, ведь сервис NewBiz для агентств – источник привлечения новых клиентов с качественными и прозрачными тендерами. Лояльность и доверие агентств к нашему сервису позволяет получить лучшие условия для обслуживания клиента, в том числе и дополнительную экономию по бюджету.

Подготовка и проведение тендера требуют огромных временных затрат, но могут не принести ожидаемого результата. Так что решение делегировать задачу, минимизировать риски представляется лучшим из возможных.

Больше информации в нашем телеграм-канале. NewBiz Медиа — проект о новом лидерстве, лучших бизнес-практиках, аутентичном управлении и уверенном выборе решений, определяющих будущее брендов и отрасли.