Особенности организации тендера по выбору рекламных агентств

Тендер — процедура выбора компанией подрядчика из ряда потенциальных партнеров. Конечно, тендеры существуют не только на рекламном рынке, но если в контексте тендера, например, на поставки бетона, все более-менее ясно — смотрят качество продукции кандидатов, цены, скорость производства, — то с креативным сегментом всё как всегда становится более запутанным.

Перед началом тендера важно четко определить его цель, а вернее — объект поиска. Как правило, с пониманием того, под какую задачу ищется партнер, проблем не возникает. Трудности появляются, когда дело доходит до определения того, кто именно вам нужен и в каком объеме. И тут самое время разобраться, каким вообще может быть тендер.

Тендеры можно условно разделить на два типа:

• Открытые тендеры. Участников в таких тендерах много, что позволяет получить сразу несколько потенциальных решений вашей задачи. Такие тендеры привлекают агентства разных ценовых категорий, что дает свободу выбору заказчика. Однако есть и минус — усилий на выбор придется потратить больше, а риск наткнуться на недобросовестного исполнителя, не заинтересованного в сотрудничестве, в итоге выше.
• Закрытые тендеры. Более эксклюзивный формат, предполагающий участие в конкурсе только проверенных, известных агентств. Организация такого тендера, скорее всего, повлечет большие затраты, зато даст гарантию надежного и качественного выполнения итоговой задачи.

Кроме того, к сожалению, тендер может быть фиктивным — исход такого конкурса известен заранее. И это — большая проблема как для заказчиков, на которых ложится обязательство по добросовестности, так и для агентств, опасающихся участия в тендерных состязаниях без гарантий прозрачности, на которые не всегда готовы пойти заказчики.

Обычно организует рекламный тендер отдел закупок внутри компании заказчика. Он занимается формирование тендерного комитета, то есть комиссии жюри, формулированием технического задания, определением сроков тендера и подготовкой необходимых документов — критериев и единой формы ценового предложения, а также всех необходимых сопроводительных юридических бумаг.

Майлстоунов в организации тендеров несколько. Рассказываем о каждом подробно.

Теперь, когда у вас есть пул из 3-4 агентств и бриф, вы готовы к брифингу и непосредственно тендеру.

Бриф можно провести в формате вебинара в ZOOM. Так агентства не увидят друг друга, а значит, сохранится конфиденциальность участников тендера. Хотя в некоторых случаях кандидатам можно рассказать о конкурентах — так они смогут лучше определить стратегию выигрыша. В рамках брифинга вы презентуете бриф и ответите на вопросы кандидатов.

Самое важное — записать брифинг, поделиться с агентствами и попросить у них подтверждения, что они взяли бриф в работу.

Внимание! Некоторые агентства могут отвалиться после брифинга и вы должны учитывать подобные риски.

После запуска тендера участникам потребуется 2-3 недели, а иногда и месяц, в зависимости от сложности тендерной задачи. Каждое агентство презентует отдельно друг от друга свое предложение и после презентации важно сразу оценить его в соответствии с критериями оценок, которые вы заранее назначили.

Отдельно оцените коммерческую часть. Здесь мы рекомендуем сразу создать образец сметы, в которой вы хотите получить расчеты от агентства, чтобы результаты были сравнимыми. Важно оценить, какой объем работ обсчитало агентство, сколько стоят рейты специалистов, а также оценить сроки, которые агентство предлагает.

Можно предложить понравившемуся агентству предложить оптимизироваться по тем пунктам, в которых вы видите возможность для оптимизации, в соответствии со сметами других участников (но это только при условии, если вы подобрали агентства одного эшелона). Предлагать топовому агентству уровня BBDO оптимизироваться до рейтов фрилансера точно не правильно. Поэтому еще раз напомним: подбирайте кандидатов из примерно одной категории, ориентируясь на свои интересы.

Подведите итоги, руководствуясь критериями и собственными ощущениями после тендера.

Обязательно дайте каждому агентству-участнику качественную обратную связь! Важно уважать труд коллег — это вернется не кармическим ответом, а хорошей репутацией на рынке.

Если у вас нет опыта проведения тендеров, стоит обратиться к профессионалам. Например, компания NewBiz предлагает удобные решения для организации закрытых рекламных тендеров. Мы тщательно проверим участников на соответствие вашей задачи и сэкономим время, пригласив в тендер только высококвалифицированных спецов.

Организация рекламного тендера — сложный, но необходимый для дальнейшего развития процесс. Правильный подход позволяет найти оптимальное агентство, которое поможет вашему бизнесу достигнуть поставленных целей. Не забывайте обращаться к профессионалам, если сомневаетесь в своих силах. Удачи вам в ваших начинаниях и успешных рекламных кампаниях!