04.09.2024

Как провести тендер по выбору ивент-агентства

ПРАКТИЧНО | РЕКО

Организация успешного мероприятия — задача, требующая тщательного планирования и профессионального подхода. Правильный выбор партнера по организации событий значительно влияет на общее впечатление от ивента. При этом брать организацию только на себя даже немного безумно. Но если с поиском маркетингового агентства по тендеру все ясно, то что делать в случае с ивент-агентствами? Составили подробный гайд для тех, кто ищет качественный креатив в сфере ивент-маркетинга.

Какое event-агентство вам нужно

На рынке event-агентств представлено множество разных команд, готовых организовать мероприятие по вашему запросу. Главное, чтобы вы точно понимали горизонты возможностей каждого из агентств и четко определяли собственные задачи и цели — именно от этого зависит, насколько успешными будет ваше сотрудничество. Поэтому прежде чем переходить к критериям выбора партнера в тендер, разберемся, что вам сможет предложить каждый из трех типов ивент-агентств.

Небольшие ивент-агентства. Малые агентства предлагают персонализацию и создают индивидуальные концепции ивентов для каждого клиента. Скорее всего, вы также сможете активно интегрироваться в процесс создания мероприятия. Однако и гарантий здесь будет меньше: большое мероприятие, а не день рождения небольшого отдела, такое агентство вряд ли потянет.

Узкоспециализированный ивент-агентства. Агентства, которые направлены на организацию конкретно тренингов или тимбилдингов. Когда вы точно знаете формат вашего события, такое агентство может стать отличным выбором. Но если вам требуется комбинировать разные варианты или вы еще не определились с концепцией, выбирайте агентство более широкого профиля.

Большие ивент-агентства. Эти команды — идеальный вариант для крупных бизнесов. Процессы в них отлажены, в инструментах есть проработанные каталоги готовых концепций под разные запросы и достаточными средствами для реализации масштабных ивентов. Однако их услуги ориентированы на большие бюджеты, поэтому небольшие мероприятия, скорее всего, не вызовут у них интереса, и они могут отказаться от таких заказов.

Как написать бриф для event-агентства

Следующий важный шаг — снова на вашей, то есть клиентской стороне. Речь о составлении брифа, от полноты информации в котором зависит, насколько корректно агентство в итоге реализует запрос. Заполнив бриф единожды, вы сможете использовать его для всех участников тендера.

Нередко шаблон брифа уже есть у компании, особенно если речь идет о брифах для корпоративных мероприятий. Если это ваш случай, просто заполните документ под свой запрос. Также шаблон брифа можно запросить непосредственно у event-агентства (иногда их публикуют прямо на сайтах) или просто загуглить.

Но шаблон брифа может не учитывать нюансы именно вашего задания: как правило, в онлайн-брифах есть информация только для первого контакта. Детализировать бриф проще, если проверять себя по специальной структуре.

1

Базовая информация.

Ключевые вводные по проекту – о вашей компании и ее способе позиционирования, о целевой аудитории ивента, о количестве участников, целевой аудитории. Здесь же важно указать бюджетные рамки, определить возможные локации для проведения мероприятия (это будет банкетный зал, зал для конференций, открытая площадка и т.д.). Если у вас есть понимание формата будущего мероприятия, обозначьте и его. Наконец, укажите, в какие даты пройдет ивент, в какое время.
2

Цели и задачи.

Отдельно от основной информации распишите, зачем именно вы организуете мероприятие, каких целей планируете с помощью него достичь и какие глобальные задачи ставите перед ивент-агентством: сплотить команду, повысить конкретный навык и так далее.
3

Персонализированная информация.

Дополнительная информация о требованиях и пожеланиях по кухне, особенностях декора и оформления площадки. Все это — необязательные мелочи, которые в итоге и создадут у вас общее впечатление от ивента.

Критерии подбора агентства в тендер

Бриф сформирован — можно начать поиск агентств. Вариантов много, так как выбрать наиболее подходящих кандидатов?

1

Опыт и экспертность.

Узнайте, как долго агентство работает на рынке, с кем успело посотрудничать. Особое внимание на успешные проекты, отмеченные профессиональными премиями. Они помогут понять, как в целом агентство представляет идеальный ивент, и проанализировать, сходитесь ли вы в этих взглядах.
2

Репутация.

Рекомендуемые клиентами и признанные отраслью агентства заслуживают большего доверия. Хорошим репутационным показателем будет членство в профессиональных ассоциациях вроде НАОМ, а также участие в отраслевых рейтингах и наличие наград. Однако помните, что рейтинги могут быть субъективными. Основное внимание следует уделить общему опыту работы, успешным проектам и рекомендательным письмам.
3

Коммуникация и сервис.

Оцените, насколько комфортно взаимодействовать с агентством. Важные аспекты — оперативность ответов, вежливость общения и готовность активно включаться в проект. В идеале на организацию вашего мероприятия назначат одного специалиста, который будет курировать все аспекты.
4

Полный спектр услуг.

Лучший вариант — если агентство готово сделать мероприятие «под ключ». Это освобождает вас от рутинных задач и обеспечивает комплексный подход к реализации мероприятия. Убедитесь, что подрядчик берет на себя все аспекты, от шоу-программы до логистики, и решает проблемы самостоятельно.
5

Гибкость в ценообразовании.

Выбирайте агентство, которое готово предложить разные варианты реализации мероприятия, исходя из вашего бюджета. Гибкость в ценообразовании говорит о готовности агентства оптимизировать затраты.
6

Ресурсы агентства.

Наличие собственных ресурсов, таких как автопарк или оборудование, может значительно снизить расходы и агентства, и, следственно, клиента. Речь не только про реквизит, но и про услуги, например, оператора, монтажера и других специалистов постпродакшена.
7

Автономность и партнеры.

Если в предыдущем пункте нужно было оценивать, какие услуги агентство предоставляет самостоятельно, то здесь, напротив, речь идет о надежности партнеров. Важно убедиться в надежности подрядчиков агентства и прозрачности их работы. Чем больше услуг кандидат выполняет собственными силами, тем меньше риск возникновения форс-мажоров.
8

Портфолио.

Качественное и подробное портфолио — важный критерий. Внимание обращайте не только на картинку, но и на технические детали: как проходила организация, какие цели были достигнуты. Убедитесь, что агентство действительно реализовывало заявленные кейсы, и уточните детали у представителя, если полной информации в открытом доступе нет.
9

Клиенты.

Если агентство крупное, на сайте у него наверняка будут красоваться логотипы известных брендов и бизнесов, с которыми ему приходилось сотрудничать. Но важно здесь не что, а когда. Посмотрите, когда были реализованы кейсы, о которых идет речь. И если последние прецеденты сотрудничества с гигантами были давно, есть повод задуматься об актуальном уровне услуг агентства.

Как именно общаться с ивент-агентством, на что стоит обратить внимание при первом контакте и как составить корректный бриф, мы подробнее писали в другом тексте в блоге NewBiz — переходите по ссылке, чтобы его прочесть.

Как провести тендер среди ивент-агентств

Когда стоит проводить тендер среди ивент-агентств? Логично делать это в том случае, если в процессе поиска вы нашли несколько сильных кандидатов, от 3 до 10 агентств. Сам процесс можно разбить на три ключевых этапа:

1

Первичный отбор.

Запросите у агентств подборку проектов из их портфолио — релевантных вашему запросу и тех, которыми агентство особенно гордится. Это поможет вам оценить их компетентность и заинтересованность в вашем проекте.
2

Разработка концепции.

Предложите агентствам разработать концепцию вашего мероприятия с обоснованием её эффективности. Не перегружайте кандидатов просьбами создать множество вариантов — это может отпугнуть хорошие агентства из-за больших затрат ресурсов. Обратите внимание на индивидуальность предложения: насколько оно учитывает особенности вашей компании или выглядит как стандартный шаблон.
3

Финальный выбор.

Отберите 2-3 агентства для детальной проработки сценария и сметы мероприятия. После этого выберите победителя, который займется организацией.

По итогу от агентств-кандидатов вы должны получить проработанные варианты проведения своего мероприятия. А какой из них вы будете дорабатывать совместными усилиями и претворять в жизнь — вопрос к вам.

Оценивайте тендерные предложения по креативности концепции и её соответствию вашим целям и бюджету. Внимательно изучите смету: иногда низкая цена обусловлена упущенными расходами. Уточняйте каждый пункт, который кажется вам подозрительным.

Тем не менее ориентироваться только на финансовый компонент не стоит. Обратите внимание на то, как агентство представило свое предложение, на что был сделан акцент. Проведение тендера не должно сводиться к выбору самого дешевого варианта. Учтите, что минимальные цены часто предлагают начинающие агентства, и подумайте, готовы ли вы работать с новичками. Кроме того, агентство с низкими ценами может подходить к работе формально или полагаться на случайных подрядчиков, что может негативно сказаться на результате.

На финальном этапе желательно провести личную встречу с финалистами. Это позволит вам получить дополнительную информацию об их профессионализме и убедиться, что сотрудничество будет комфортным.

Сделать организацию тендера максимально удобным процессом можно, если обратиться за помощью к сервису по подбору агентств NewBiz. Команда профессионалов работает по отлаженному протоколу организации тендеров, который позволяет учесть все пожелания клиента и подобрать идеального подрядчика. Консультанты сервиса контролируют сотрудничество на всех этапах — от подбора партнера до выстраивания конкретных процессов взаимодействия. И знают, как сделать так, чтобы ваше мероприятие прошло идеально.

Больше информации в нашем телеграм-канале. NewBiz Медиа — проект о новом лидерстве, лучших бизнес-практиках, аутентичном управлении и уверенном выборе решений, определяющих будущее брендов и отрасли.