Стоимость тендера, сравнение смет и риски: неочевидные нюансы, которые нужно иметь в виду при выборе event-агентства

Тендерная процедура — то, без чего не обходится практически ни один проект в нашей индустрии. И если в креативе рынок постепенно привыкает компенсировать агентствам расходы на тендер, то в event-сфере это пока редкость. Менеджеры по закупкам уверены, что организуя бесплатные тендеры, выбирают подрядчиков, не неся при этом дополнительных расходов. Однако это заблуждение. Агентства тратят на каждый тендер большие ресурсы, и в итоге эти расходы всё равно ложатся на плечи клиентов. Да, вы не оплачиваете их напрямую, но все они зашиваются в косты последующих проектов.

Участие в одном креативном тендере стоит агентству в среднем от 300 000 до 500 000 рублей — это расход на часы штатных сотрудников и привлечение фрилансеров в зависимости от сложности ТЗ. Так, крупный тендер на 20 участников выливается в 10 миллионов рублей, потраченных впустую.

При текущей модели закупок расходы агентств на бесплатные тендеры составляют около 30% бюджета на менеджмент. Таким образом, чем больше агентств участвует в тендерах, тем быстрее растут агентские ставки и тем больше денег в итоге теряет рынок.

Совокупно на подобных тендерах рынок теряет миллиарды, и эта цифра только увеличивается. Тенденция отказа от длинных контрактов с агентствами в пользу тендеров на каждый проект только усиливает проблему.

Рекомендации для закупщика:

• Приглашайте в финальный этап тендера ограниченное число предварительно квалифицированных агентств (в идеале до 3-5) — после тщательного отбора кандидатов по портфолио, финансовой устойчивости и репутации на рынке. Отправной точкой для первичного отбора кандидатов может стать, например, National Event Services Rating.
• Закладывайте бюджет, чтобы компенсировать агентствам расходы на участие в тендере.
• Проводите тендеры, которые определят пул агентств, которые вам подходят и по уровню креатива, и по ставкам, на год или два. А далее распределяйте проекты внутри пула уже без дополнительных конкурсов.

Ещё одно распространённое заблуждение менеджеров по закупкам — это мнение о том, что выбирает только клиент, а агентство по умолчанию готово участвовать в любых тендерах и браться за любые проекты, только позови.

На самом деле авторитетные event-агентства, занимающие топовые строчки в индустриальных рейтингах, тщательно выбирают, с какими потенциальными клиентами начинать работу. Речь здесь идёт и о репутации компаний, и об уровне проектов, и об организации тендерной процедуры.

Часть данных, которые помогают принять решение, находится в открытом доступе, часть — поступает в агентства от коллег, которые уже успели поработать с этим заказчиком или же принимали участие в его тендере, и, к примеру, получили негативный опыт.

У многих лидирующих агентств есть формальные критерии для принятия решения об отказе от участия в тендере. Среди них:

• отсутствие онлайн брифинга;
• не обозначен максимальный бюджет;
• нет этапа защиты предложения перед тендерной комиссией;
• отсутствие критериев оценки предложений;
• нереалистичные сроки на подготовку предложения.

Рекомендации для закупщика:

• Убедитесь, что условия ваших тендеров действительно прозрачны и привлекательны для агентств.
• В случае отказа агентства от участия в вашем тендере старайтесь получить обратную связь о том, что стало блок-фактором.
• По итогам проведения тендера также инициируйте сбор обратной связи с его участников. При необходимости используйте её для корректировки будущих тендерных процедур.

Конечно, на рынке маркетинговых услуг никто не выбирает подрядчиков, ориентируясь на одну только цену. Однако этот критерий почти всегда имеет очень высокий вес относительно других параметров. И к сожалению, всегда находятся агентства, которые в погоне за победой в тендере демпингуют. После старта проекта такие агентства преподносят сюрпризы — или в виде допкостов, которые не были учтены в ходе тендера, или в виде неудовлетворительного качества работ.

Ситуацию усугубляет отсутствие на нашем рынке единого подхода к представлению цен. Кто-то из агентств и клиентов выступает за детализированные сметы, в которых построчно прописаны рейты и количество часов работы каждого вовлекаемого в проект сотрудника, а кто-то предпочитает не углубляться в детали. Разноформатные ценовые предложения часто оказывается сложно сравнить. Это создает риск упустить важные моменты, которые не учтены в смете самого привлекательного по цене подрядчика.

Рекомендации для закупщика:

• Убедитесь, что цена в списке ваших критериев выбора имеет адекватный вес и не перетягивает на себя одеяло, оставляя другие критерии “без права голоса”.
• По умолчанию воспринимайте ценовое предложение, которое сильно выбивается в меньшую сторону на уровне остальных, как красный флаг.
• Сравнивая сметы, убедитесь в том, что они прозрачны, составлены в единой логике и включают действительно сопоставимые наборы услуг.
• Оценивая предложения агентств, используйте вспомогательные инструменты, например, актуальную рейт-карту маркетинговых услуг.

Технические проблемы на площадке за день до мероприятия, непредвиденные погодные катаклизмы, неожиданные требования к мероприятиям, внезапно возникающие со стороны госорганов — event-индустрия работает в обстановке, где шансы, что что-то пойдёт не по плану, гораздо больше вероятности идеальных условий. Здесь как нигде важна оценка гибкости агентства и его готовности к форс-мажорам. Важно, чтобы команда умела оперативно реагировать на внешние вызовы и была готова действовать нестандартно.

Опытные агентства заранее планируют возможные риски, обсуждают их с клиентом и предлагают варианты решений — от запасной площадки до digital-формата мероприятия.

Рекомендации для закупщика:

• Запрашивайте примеры решений, реализованных агентствами в нестандартных условиях.
• Уделяйте внимание теме оценки рисков в рамках личной защиты креативных предложений агентств.

***
Правила выбора event-подрядчика не ограничиваются перечисленными выше пунктами. В этом материале перечислены только те важные нюансы, которые, по нашему опыту, пока являются неочевидными для многих менеджеров по закупкам. Базовые же рекомендации по проведению тендеров сформулированы, к примеру, экспертами РАМУ: их документ-инструкцию можно найти на сайте ассоциации.

Больше информации в нашем телеграм-канале. NewBiz Медиа — проект о новом лидерстве, лучших бизнес-практиках, аутентичном управлении и уверенном выборе решений, определяющих будущее брендов и отрасли.

К ДРУГИМ СТАТЬЯМ