Тендер – что это простыми словами? Виды, этапы и правила участия

Многим кажется, что организация и проведение тендеров — это тяжелая и бюрократизированная процедура. На самом деле, это эффективный рыночный инструмент, выгодный всем сторонам.
Для чего нужен тендер? Эта процедура выгодна обеим сторонам:

• Заказчик получает возможность отобрать наиболее выгодного исполнителя, сэкономить бюджет и минимизировать риски.
• Исполнитель получает шанс выйти на новых клиентов и повысить свою репутацию через добросовестное выполнение заказа.

Кроме того, проведение тендеров поддерживает конкуренцию и прозрачность в бизнесе, предотвращает коррупцию и стимулирует развитие рынка услуг, в том числе в рекламной индустрии.

Какие бывают тендеры? Классифицировать их можно по разным признакам. ЧЕткое понимание видов тендеров помогает правильно выбрать стратегию участия — перечислим основные виды.

По источнику финансирования
Государственные. Проводятся государственными и муниципальными учреждениями. Регулируются строгими законами (44-ФЗ и 223-ФЗ). Все процедуры максимально формализованы.
Коммерческие тендеры. Организуются частными компаниями. Правила устанавливает сам заказчик, они более гибкие. Большинство тендеров на рекламные услуги относятся к этому типу.

По формату проведения
Открытые. Информация публикуется в открытых источниках, и подать заявку может любой желающий, соответствующий требованиям. Это самый распространенный вид тендеров.
Закрытые. Участие в них возможно только по прямому приглашению от заказчика. Такой формат выбирают для сложных или конфиденциальных проектов, приглашая агентства с подтвержденной репутацией и опытом.

По способу подачи заявки
Электронные. Проводятся на специализированных электронных торговых площадках (электронные торги). Это основной формат того, как работают тендеры в России сегодня. Требуется наличие электронной подписи.
Офлайн-тендеры. Заявки подаются в бумажном виде в запечатанных конвертах. Сегодня этот формат встречается крайне редко.

По способу проведения
Аукцион. Побеждает тот, кто предложит самую низкую цену. В рекламе используется редко, так как цена не является главным критерием.
Конкурс. Победителя выбирают по совокупности критериев: цена, опыт, квалификация, качество предложения. Это основной формат для выбора рекламных агентств.
Запрос котировок. Похож на конкурс, но с упором на цену и проводится в сжатые сроки.
Запрос предложений. Заказчик оценивает все условия, предложенные участниками, и может провести с ними переговоры для улучшения первоначальных предложений.

Как проходят тендеры? Тендерная процедура закупки обычно включает несколько стандартных этапов. Вот пошаговая инструкция для агентства, желающего принять участие в тендере:

1. Поиск тендера. Мониторинг специализированных площадок и сервисов. Важно найти тот процесс, где ваши компетенции и опыт будут наиболее релевантны.
2. Получение электронной подписи. Для участия в электронных торгах необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП). Ее получают в аккредитованных удостоверяющих центрах.
3. Регистрация на электронной торговой площадке (ЭТП) и в ЕИС. Для участия в госзакупках обязательна регистрация в Единой информационной системе (ЕИС), после чего вы получите аккредитацию на основных федеральных ЭТП. Для коммерческих торгов может потребоваться отдельная регистрация на площадке заказчика.
4. Открытие спецсчета. Специальный банковский счет нужен для внесения обеспечения заявки — суммы, которая гарантирует серьезность ваших намерений.
5. Анализ документации. Это самый важный этап. Необходимо досконально изучить все требования заказчика: техническое задание, критерии оценки, сроки, проект контракта.
6. Подготовка и подача заявки. Заявка обычно состоит из двух частей: формальной (документы о компании) и содержательной (коммерческое и креативное предложение). Важно подготовить все документы в строгом соответствии с требованиями и вовремя подать заявку.
7. Участие в процедуре. В назначенное время проводятся торги. Если это аукцион — вы подаете ценовые предложения. Если конкурс — комиссия рассматривает заявки.
8. Подписание контракта. В случае победы вам направляют контракт, который нужно подписать в установленный срок.

Победа в тендере — это не лотерея, а результат тщательной подготовки. Вот, что стоит сделать, чтобы повысить свои шансы на победу:

• Идеально изучите ТЗ. Любая мелочь может быть важна. Убедитесь, что вы на 100% понимаете задачу и цели клиента. Не стесняйтесь задавать уточняющие вопросы.
• Предлагайте больше, чем просто низкую цену. В рекламных тендерах побеждает тот, кто демонстрирует глубокое погружение в бизнес клиента. Покажите аналитику, предложите оригинальную стратегию, докажите, что именно ваша команда приведет проект к успеху.
• Создайте релевантное портфолио. Не нужно показывать все свои кейсы. Отберите 2-3 проекта, максимально похожих на задачу тендера по отрасли, масштабу или целям.
• Анализируйте конкурентов. Посмотрите, кто еще участвует в тендере, изучите их сильные и слабые стороны. Это поможет вам отстроиться и сделать свое предложение уникальным.
• Не бойтесь узкой специализации. Иногда лучше выиграть небольшой, но профильный тендер, чем пытаться конкурировать за огромный контракт в сфере, где у вас мало опыта.

Даже опытные агентства могут допустить ошибки. Вот самые частые из них:
Ошибки в документации
Самая банальная и обидная причина проигрыша. Неполный пакет документов, неправильно заполненная форма, просроченная выписка — и вашу заявку отклонят на формальном этапе, даже не дойдя до сути предложения.
Недооценка размеров спецсчета и обеспечения
Необходимо заранее позаботиться о наличии нужной суммы на спецсчете для обеспечения заявки и на основном счете для обеспечения контракта. Если денег не окажется в нужный момент, вы не сможете участвовать или будете признаны уклонившимся от заключения контракта.
Несвоевременное подписание контрактов
После победы есть строго ограниченный срок на подписание контракта. Промедление грозит потерей контракта и попаданием в Реестр недобросовестных поставщиков (РНП).
Демпинг без расчета
В попытке выиграть тендер любой ценой некоторые участники снижают цену ниже себестоимости. В итоге, получив контракт, они не могут обеспечить качественное выполнение работ, срывают сроки и наносят ущерб своей репутации.

Поиск тендеров — это системная работа. Вот основные источники для поиска коммерческих тендеров:
Официальный сайт госзакупок (zakupki.gov.ru). Здесь публикуются все государственные тендеры.
Федеральные электронные площадки. Крупнейшие из них — это «Сбербанк-АСТ», «РТС-тендер», «ЕЭТП».
Агрегаторы тендеров. Платные сервисы (Seldon, Kontur.Zakupki), которые собирают информацию со всех площадок и позволяют настроить удобный поиск.
Специализированные платформы. Для рекламной индустрии существуют сервисы, такие как NewBiz, которые помогают заказчикам и агентствам находить друг друга. Это отличный канал для получения целевых запросов.

Как обжаловать результаты тендера?
Если вы считаете, что ваши права были нарушены, можно подать жалобу. По государственным тендерам (44-ФЗ, 223-ФЗ) жалоба подается в Федеральную антинопольную службу (ФАС). Результаты коммерческого тендера оспариваются в судебном порядке.

Можно ли участвовать в тендерах без регистрации в ЕИС?
В государственных и муниципальных закупках — участвовать нельзя, регистрация в Единой информационной системе обязательна. В коммерческих тендерах это зависит от правил конкретной организации-заказчика и площадки, где проходит тендерная процедура.

Сколько времени занимает участие в тендере?
Это зависит от сложности. Самая простая тендерная процедура закупки может занять 2-3 недели. Крупные годовые контракты с несколькими этапами отбора могут длиться 2-6 месяцев и более.

Как обжаловать результаты тендера?
Подать жалобу в вышестоящие инстанции либо через специализированные органы контроля, например, ФАС.

Нужна ли электронная подпись для участия в тендере?
Для электронных тендеров — да, это обязательное условие.

Больше информации в нашем телеграм-канале. NewBiz Медиа — проект о новом лидерстве, лучших бизнес-практиках, аутентичном управлении и уверенном выборе решений, определяющих будущее брендов и отрасли.