Кто такой тендерный менеджер?

Материал NewBiz x CreativePeople
Авторы: Павел Устименко, менеджер по закупкам и Анастасия Яковлева, руководитель группы по работе с клиентами.

В агентстве CreativePeople должность тендерного специалиста появилась в 2020 году. Тогда мы активно развивались и поставили перед собой амбициозную цель: увеличить работу с государственными и корпоративными закупками. Так появилось отдельное тендерное направление в отделе продаж, а для его развития мы наняли специального менеджера.
Доля тендерных лидов росла: запросы от клиентов всё чаще превращались в приглашения к участию в тендере — это подразумевало более сложную процедуру пресейла. Помимо коммерческого предложения требовалось предоставить организационные документы, заполнить дополнительные формы (например, анкеты или справки) и подать заявку через тендерную площадку с использованием электронной подписи.
В течение нескольких месяцев мы обновляли внутренние процессы, писали регламенты и встраивали нового менеджера в рабочий процесс агентства. Сейчас тендерный менеджер по оргструктуре относится к отделу продаж, хотя фактически помогает и менеджерам клиентского сервиса при работе с тендерами от текущих клиентов.
Сегодня в CreativePeople работает тот же сотрудник (мы ценим долгосрочные отношения!), который теперь называется менеджером по закупкам. Иногда ему поступают звонки от поставщиков канцелярии и компьютерной техники — название всё ещё вводит в заблуждение.

Наш специалист работает с большим количеством тендеров (входящих и исходящих), обрабатывает сложную документацию, выстраивает эффективные схемы работы и берет на себя смежные задачи, экономя время коллег из маркетинга, юридического отдела и бухгалтерии. Например, он подбирает кейсы для подтверждения опыта, первично проверяет документы на юридические риски, оценивает благонадежность контрагентов. Это мало заметно, но критически важно — проектному менеджеру или аккаунту такая задача далась бы с трудом.

• Поиск и мониторинг тендеров (исходящий поиск процедур)
• Изучение, расшифровка и анализ тендерной документации, требований, условий, критериев оценки
• Помощь в квалификации тендеров и формировании позиции по целесообразности участия
• Сопровождение менеджеров в работе с тендерными лидами
• Распределение обязанностей по подготовке заявки, её подаче и контролю готовности тендерных предложений
• Сбор уставных и иных документов, заполнение форм и анкет для заявки
• Работа на тендерных площадках (регистрация, аккредитация), поддержание актуальности профилей агентства
• Коммуникация с заказчиками и техподдержкой площадок
• Сбор и анализ тендерной статистики: история, конкуренты, тренды закупок
• Анализ закупочной деятельности агентства, конкурентов и ключевых клиентов
• Сопровождение сделки до заключения контракта, передача клиента в производство
• Внутреннее обучение и консультации по участию в тендерах
• Регламентация тендерной работы: написание политики, базы знаний, инструкций, стандартов — всё для чёткой и быстрой подготовки заявок

С нашим тендерным специалистом мы прошли и взлеты, и падения, накопили уникальный опыт, участвовали даже в зарубежных тендерах. Мы продолжаем развивать свои компетенции и делимся лайфхаками, которые упростили нам работу.

У нас это отдельный чат в Mattermost. Тендерный специалист публикует туда найденные на площадках процедуры и личные приглашения к участию. Такой формат сообщения позволяет сразу увидеть основные критерии и быстро принять решение — участвуем или нет. Например, если нет тестового задания — короткий дедлайн уже не пугает. Четко видно предмет закупки: группхэд, который занимается именно креативными и диджитал-проектами, быстро реагирует. В ветке к сообщению специалист раскрывает детали — после их изучения тендер заносится во внутренние системы. Так мы не засоряем CRM и трекер задач и быстро реагируем на новый тендер.

Это звучит очевидно, но реально решает массу проблем. Если не назначить ответственного заранее, что-то обязательно окажется не сделанным.
У нас есть «плавающие между коллегами задачи: 

• Задать дополнительные вопросы клиенту 
• Выбрать отзывы, которые будем показывать 
• Поставить задачу юристам на проверку договора

Ответственность за контроль — на тендерном специалисте. Все задачи и сроки отмечены в единой таблице. Так видны дедлайны, детали, ссылки на внутренние ресурсы, комментарии коллег.

У нас есть шаблонные письма по рейтингам, наградам, ЭДО, подтверждению квалификации. Почти всегда просто меняем дату и подпись: требования типовые. От тендера к тендеру нужно только актуализировать данные.
Отзывы по продуктам собираются заранее. Тендерный специалист подбирает релевантные кейсы (или уточняет у группхэда). Найти нужные отзывы теперь просто, а вот получить их от клиентов — уже отдельная история

Стандартная презентация почти никогда не подходит под специфические запросы тендеров. К 2025 году мы автоматизировали сбор кастомных портфолио: даже джун может собрать презентацию за 15 минут.
Кейсы структурированы в Figma:

• По экспертизам
• По клиентам
• По проектам

Менеджер собирает нужные слайды как из конструктора: общая информация, конкретная экспертиза, релевантные проекты.

Наши презентации в Figma весят 100–200 МБ. Такие PDF не подходят для большинства площадок, а онлайн-сжатие не всегда помогает. Некоторые площадки требуют приложить портфолио только как файл, ссылки не принимают.
Решение: клиент подсказал — добавляйте ссылку на портфолио в .doc-файл (вес до 1 МБ). Требование выполнено, у клиента — доступ к качественной презентации.

Времени всегда мало, ставки высоки, дедлайн жесткий. Мы всегда даём себе запас: тендерный специалист ждёт готовности документов минимум за 4 часа до официального дедлайна.
Пример: если сдача — 15 число, 18:00, команда должна закончить всё до 14:00 этого же дня. На практике группхэд попросит тестовое задание ещё за сутки до этого времени. Если объективно нужно больше времени — дадим ещё сутки. Все ради спокойствия: в идеале работаем с запасом, но иногда случаются эпичные подачи в последний момент.
У нас есть ещё пара лайфхаков — возможно, поделимся ими позже.