Страшно участвовать в рекламных тендерах? Расскажем, как не бояться и выигрывать их

Новые рекламные агентства, начиная участвовать в тендерах, сталкиваются с многочисленными опасениями, главное из которых связано с тем, что участвовать будто бы в целом бессмысленно.

Кажется, что в тендерных конкурсах априори выигрывают только те агентства, которые уже зарекомендовали себя. Иногда препятствием может быть и понимание того, что на участие в тендере придется затратить значительные как финансовые, так и временные ресурсы. Учитывая, что никакой гарантии успеха у агентства не будет, играть в такую игру с отрицательной выгодой не хочется.

Нередко звучит и такой аргумент: «Участвовать бесполезно, потому что все места уже заняли «свои» агентства». Независимо от качества предложения, командам маленьких агентств считают, что их сразу отметут, не дав шанса на равных конкурировать с более крупными и известными игроками рынка. Это порождает недоверие и чувство несправедливости, усугубляющее ситуацию и заставляющее задуматься: стоит ли вообще участвовать в тендерах?

Эти страхи можно и нужно преодолеть. Новые команды обладают свежими идеями, гибкостью и готовностью идти на риск, что часто недоступно более крупным и закостенелым игрокам. Прозрачность, качественная подготовка и использование всех доступных ресурсов могут значительно повысить шансы на успех в тендерах. Кроме того, существуют примеры того, как молодые агентства добивались успеха, демонстрируя, что все возможно, если правильно подойти к делу и не сдаваться перед первыми трудностями.

Тендеры — отличный вариант для тех, кому, как ни странно, не хватает средств. Это самый доступный способ заявить о себе и показать потенциальным клиентам, на что вы способны, выйти на новую аудиторию. Пусть в бесплатных тендерах редко можно выйти на премиальных клиентов, если вы сможете победить, а затем зарекомендуете себя как надежного контрагента, получите заказы на месяцы вперед. И даже если максимального результата заказчика достичь не получится, вы все равно получите необходимое продвижение и наработаете новые связи. И все-таки: в чем секрет успеха для тех, кто никогда ранее не участвовал в тендерах?

Вариантов победной стратегии несколько. Прежде всего рассчитывать стоит на свои силы и креатив: за вас в первую очередь говорит качество вашего продукта, даже сделанного в рамках тендера. Но если принимать во внимание, что опасения, перечисленные выше, нельзя назвать совсем уж лишенными оснований, по возможности лучше воспользоваться дополнительной поддержкой, которая позволит найти своего первого клиента.

Сервис подбора контрагентов NewBiz предлагает заказчикам услуги организации тендеров, и важный элемент этой работы — формирование списка идеальных кандидатов, на основе которого заказчик и рассылает тендерные приглашения. Мы работаем с базой контрагентов, благодаря которой эффективнее организуем поиск идеальных исполнителей в конкретный бриф клиента. Где тут выгода для агентств? Попасть в нашу партнерскую программу NewBiz можете и вы — достаточно пройти процедуру аккредитации.

Бесплатная аккредитация, итогом который станет добавление в базу агентств NewBiz, проходит в несколько этапов, предполагающих заполнение специальной заявки, оценку ваших работ и демо-встречу со специалистами сервиса. Подробнее узнать о процедуре можно по ссылке.

В ходе аккредитации мы детально изучаем профиль агентства, оцениваем насколько его качество продукта может соответствовать требованиям наших клиентов и будет востребовано в тендерах, а также присвоить ему уникальные статусы в рамках сервиса NewBiz. Именно они помогают эффективнее производить процедуру подбора и формировать рейтинги для конкретных заказчиков. Так, например, у нас есть два статуса, дающих дополнительные баллы в системе оценки NewBiz — UNIQUE TALENT или VERIFIED, позволяющие обозначить особые характеристики агентств. Так, первый статус присваивается партнерам, у которых есть собственные разработки, методики или выигрышный оригинальный подход. VERIFIED получают те агентства, которые обладают отличной деловой репутацией и уже успели зарекомендовать себя, но пока не попадали в актуальные топ-рейтинги. Также новое агентство в базе может получить статус APPROVED, если предоставит контакты клиентов, с которыми работал за последний год и мы сможем попросить клиентов оценить агентство для сбора первичной статистики по качеству его работы.

Попадание в базу аккредитованных агентств гарантирует не только участие в качественных и надежных тендерах, но и рекомендации по результатам участия в тендере на каждом этапе. Так агентство может улучшать new business процесс в своем агентстве благодаря качественной обратной связи и рекомендациям консультантов NewBiz. Консультанты сервиса всегда помогут в формировании портфолио и credentials — документа, в котором подробно описываются услуги агентства, а также подтверждающем квалификацию и экспертизу специалистов кейсами. О том, как подойти к собственной презентации и что должно быть в документе, мы уже рассказывали в статье – “Credentials рекламного агентства”.

Мы верим, что прозрачность бизнес-процессов может обеспечиваться благодаря data-driven подходом, гарантирующем детальную проработку каждого кейса и многосторонний сбор информации. Первоочередная задача NewBiz — облегчить сотрудничество заказчика и исполнителя, сделав его максимально продуктивным еще на этапе подбора.

Затратить меньше ресурсов на тендер можно в том случае, если задание изначально будет сделано «под вас». Но никаких хитростей здесь нет — все дело в том, как устроен процесс организации тендера под руководством NewBiz.

На первом этапе мы проводим тщательную адмиссию и брифинг клиента. Уточняем главные аспекты предстоящего тендера и оцениваем проект по нескольким критериям, чтобы исключить некачественные предложения:

• условия тендера и его цели,
• репутация компании клиента,
• особенности тендерных процедур внутри компании клиента,
• опыт проведения тендеров лидера тендера на стороне клиента.

Предварительный брифинг помогает не только оценить все вводные, но и проконсультировать клиентов по условиям задания, бюджету.

Когда адмиссия пройдена, консультанты NewBiz начинают подбор агентств. Мы формируем прелонг-лист кандидатов на основе внутренней базы аккредитованных агентств, руководствуясь системой фильтров на основе данных полученных при заполнении заявки агентствами. Подходящие агентства получают приглашения в тендер с подробной информацией.

На втором этапе мы проводим глубинный анализ материалов агентств, которые откликнулись на приглашение и проявили интерес к тендеру, уточняя актуальный опыт и кейсы для того, чтобы убедиться, что все кандидаты соответствуют заявленным критериям. Критерии учитываются следующие:

• Аналогичные проекты в портфолио;
• Опыт сотрудничества с компаниями схожего профиля;
• Внутренняя информация NewBiz о качестве работы агентства на основе отзывов клиентов;
• Win rate агентства – процент выигранных тендеров по данным NewBiz;
• Отзывы клиентов, уже сотрудничающих с агентством и совокупный Net Promoter Score (NPS) или индекс лояльности клиентов агентства;
• Сегмент агентства, определяемый по присутствию в 31 анализируемом нами рейтинге (сегменты: Premium, Top 20, Top 20+, Invisible).

Данные критерии позволяют консультантам NewBiz оценить агентства и сформировать лонглист из 10 агентств для клиента в порядке приоритетов, выделив топ-5 агентств, рекомендованных NewBiz. Далее лонглист высылается клиенту, и уже он сам формирует шортлист из пяти кандидатов, которые будут приглашены на следующий этап.

На третьем этапе подготовки к тендеру мы организуем встречу-знакомство между агентством и выбранными кандидатами. Личное общение позволяет клиентам не только уточнить у агентства информацию о прошлых кейсах, но и лучше понять на сколько команда вовлечена в проект и хочет его получить. А агентству понять на сколько клиент и его задачи соответствуют их компетенциям и экспертизам.

Наконец, на финальном четвертом этапе запускается тендер. В рамках подготовки к нему заключается NDA (согласие о неразглашении данных), а затем агентства получают приглашение на брифинг. Как правило, консультанты NewBiz поддерживают этот процесс, пока отдел закупок клиента ведет сделку. Тендер проходит в соответствии с закупочной политикой компании клиента.

После подведения итогов тендера консультанты NewBiz организуют процесс эффективного сбора обратной связи, необходимой для любого участника тендера — как победителя, так и проигравшего. Мы собираем информацию о позитивных сторонах и дефицитах, просим оценить участие агентства в количественных метриках.

Участие в тендерах — выбор, который может казаться рискованным и часто является таковым. Мы стремимся создать максимально удобную и комфортную структуру, в которую может войти любое агентство, которое может дать действительно классный результат нашим клиентам. Самое главное — быть честными с собой, открыто и прозрачно заявлять о своем опыте и кейсах.

Больше информации в нашем телеграм-канале. NewBiz Медиа — проект о новом лидерстве, лучших бизнес-практиках, аутентичном управлении и уверенном выборе решений, определяющих будущее брендов и отрасли.